ईमेल को कैसे प्रबंधित करें ताकि यह आपको नियंत्रित न करे

अपने इनबॉक्स को निर्देशित न करें कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं।


ईमेल को कैसे प्रबंधित करें ताकि यह आपको नियंत्रित न करे
ईमेल को कैसे प्रबंधित करें ताकि यह आपको नियंत्रित न करे


पिंग!

"ओह, शायद यह वह ईमेल है जिसका मैं इंतजार कर रहा था। मुझे जाँचने दो। गोली मारो, वह नहीं है। हम्म, लेकिन यह निमंत्रण दिलचस्प लग रहा है। "

पिंग!

“ओह शायद यह। । । इसे रफू करें।"

पिंग!

“मुझे इस बैठक में अपना फोन बंद कर देना चाहिए। । । लेकिन मुझे पहले जांच करने दो। ”

शांति।

"हम्म, थोड़ी देर के लिए पिंग नहीं सुना, मुझे एक नज़र रखना चाहिए।"

परिचित लगता है? ईमेल के लिए हमारी मजबूरी आधुनिक जीवन की एक नियमित विशेषता है। औसत कार्यालय कार्यकर्ता प्रति दिन 126 संदेश प्राप्त करता है, अपने सप्ताह का 28 प्रतिशत ईमेल के लिए समर्पित करता है, प्रति घंटे 11 बार बाधित होता है, और अधिसूचना के छह सेकंड के भीतर ईमेल खोलता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसे कैसे टुकड़ा करते हैं, डेटा डरावना है।

एक ओर, यह ईमेल की उपयोगिता के लिए एक गवाही की तरह लग सकता है, लेकिन इसमें कोई संदेह नहीं है कि एक कीमत है: फोकस का नुकसान, कम उत्पादकता और तनाव में वृद्धि। हालाँकि, जैसा कि डेटा दिखाता है, ईमेल हमारे संचार के प्राथमिक साधन बने रहने के लिए यहाँ है।

हमें ईमेल क्यों भेजा गया है?
वह अट्रैक्टिव पुल क्या है जो हम पर है?

अपनी पुस्तक में, "अनसब्सक्राइब: ईमेल चिंता को कैसे मारें, विचलित होने से बचें और वास्तविक कार्य करें," जोकि के। ग्ली इस सवाल पर प्रकाश डालते हैं कि वे मनोवैज्ञानिक सिद्धांतों को देखते हैं जो ईमेल को इतना सम्मोहक बनाते हैं:

परिवर्तनीय इनाम अनुसूची: ईमेल एक स्लॉट मशीन की तरह है। हम कभी नहीं जानते कि महत्वपूर्ण संदेश कब आ सकता है। इसलिए हम जाँचते रहते हैं, और जाँचते रहते हैं, और जाँचते रहते हैं जब तक कि डोपामाइन हमारे मस्तिष्क से नहीं टकराता।
सामाजिक ऋण: हम ईमेल नहीं कर सकते इसका दूसरा कारण यह है कि जब कोई हमें संदेश भेजने में समय लेता है, तो हम अक्सर ऐसा महसूस करते हैं कि हमें जवाब देने की आवश्यकता है (और यदि हम जवाब नहीं देते हैं, तो हम दोषी महसूस करते हैं।)
पूर्णता पूर्वाग्रह: चाहे वह किसी ईमेल को भेज रहा हो या इनबॉक्स-शून्य तक पहुंच रहा हो, चीजों को पूरा करने से हमें पूरा होने की भावना मिलती है। यह अच्छा लगता है और हमें एक और डोपामाइन हिट प्रदान करता है। हमें लगता है कि जब हम वास्तव में प्रगति कर रहे हैं, तो हम केवल कम-लटकते फलों के लिए पहुंच रहे हैं।
तो इसके बारे में हमारे द्वारा क्या किया जा सकता है? आपके ईमेल प्रबंधित करने में सहायता के लिए यहां चार विचार दिए गए हैं।

1. ईएम ईमेल लेखा परीक्षा करें
सभी व्यक्तिगत परिवर्तन आत्म-ज्ञान और जागरूकता से शुरू होते हैं। शोध से पता चलता है कि जो लोग अपने खाने की आदतों को ट्रैक करते हैं वे एक तिहाई कम खाते हैं। ट्रैक करें कि आप प्रति दिन कितनी बार अपने ईमेल की जांच करते हैं। आप ईमेल की जाँच करने के लिए अपने आग्रह को चलाने के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करेंगे, और आप ऐसा करने की संभावना कम है।

2. एक लंबी यात्रा बनाएँ
सभी ईमेल समान नहीं बनाए गए हैं, इसलिए आपको उनके साथ ऐसा व्यवहार नहीं करना चाहिए। आपके बॉस द्वारा एक ईमेल, उदाहरण के लिए, साप्ताहिक समाचार पत्र के समान निकासी स्तर नहीं होना चाहिए।

व्यवहारवादी अर्थशास्त्री डैन एरीली ने एक अध्ययन किया, जिसमें उन्होंने लोगों से अपने पिछले 40 ईमेल की तात्कालिकता को रेट करने के लिए कहा। यह पता चला है कि केवल 12% ईमेलों को तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

इसलिए यह प्रेषक के महत्व के आधार पर ईमेल को सॉर्ट करने के लिए समझ में आता है। इस तरह, आप यह तय करते हैं कि कब (और यदि) किसी विशेष प्रेषक द्वारा एक ईमेल आपके इनबॉक्स में दिखाई देगा। ऐसा करने से आपको दिन भर में प्राप्त होने वाले ध्यान आकर्षित करने वाले झूलों और भिनभिनाहट को कम करने में मदद मिलती है।

आप अपना ईमेल पदानुक्रम कैसे बनाते हैं यह आपके ऊपर है। उदाहरण के लिए, ग्ली ने अपने ईमेल ब्रह्मांड को निम्न में विभाजित किया है:

वीआईपी: जिन लोगों के संदेश पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।
प्रमुख सहयोगी: आप जिन लोगों के साथ काम करते हैं, उन्हें समय पर प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है।
मजेदार लोग: वे लोग जिनके साथ संचार सुखदायी है लेकिन आवश्यक नहीं है।
संभावित: वे लोग जो महत्वपूर्ण हो सकते हैं, लेकिन आप अभी तक निश्चित नहीं हैं।
Randoms: जो लोग आपके इनबॉक्स में प्रवेश करते हैं, वे एक विश्वसनीय स्रोत से बिन बुलाए और असत्यापित होते हैं।
3. 5 महाद्वीपों के आंदोलन में शामिल हों
अपने ईमेल में पाँच-वाक्य के उत्तर से अधिक नहीं लिखने के लिए अपने आप को चुनौती दें। पांच वाक्यों से परे कुछ भी फोन कॉल या इन-पर्सन मीटिंग है। आप समय बचाएंगे, बहुत अधिक संक्षिप्त संचारक होंगे, और आप अपने पाठकों के लिए दयालु होंगे। इससे आपको प्रतिक्रिया मिलने की संभावना बढ़ जाती है। ईमेल शेड्यूलिंग प्लगइन बूमरैंग द्वारा किए गए एक अध्ययन से पता चला है कि 50 और 125 शब्दों के बीच के ईमेल में सबसे अधिक रिटर्न दर थी।

4. अपने ईमेल को प्राप्त करें
बैच प्रोसेसिंग का अर्थ है दिन के दौरान निर्धारित समय पर अपने ईमेल की जाँच और प्रबंधन करना। इस तरह, आप आने वाले संदेशों के साथ प्रतिक्रियाशील के बजाय रणनीतिक हो सकते हैं।

अच्छी तरह से बैचिंग करने के लिए महत्वपूर्ण सूचनाओं और पॉप-अप को अक्षम करना और अपने कैलेंडर पर बैचिंग के लिए समय को ब्लॉक करना है। अधिकांश लोग दिन भर में तीन बार बैचिंग का चयन करते हैं, लेकिन यह आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। यदि आपको अधिक की आवश्यकता है, तो अधिक लें। बस जानबूझकर रहें।

ईमेल अब तक सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला संचार उपकरण है, विशेष रूप से काम पर। लेकिन इसकी डिजाइन और सफलता यह महसूस कर सकती है कि हमारे इनबॉक्स हमें नियंत्रित करते हैं। स्क्रिप्ट को पलटने के लिए, हमें जानबूझकर और प्रभावी आदतें बनानी चाहिए। याद रखें, यह केवल ईमेल के साथ कम समय बिताने के बारे में नहीं है; लोगों के साथ जुड़ने, सही मायने में सार्थक काम करने, या शायद गहरी साँस लेने में अधिक समय बिताने के बारे में।

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